Новые системы коммуникаций от ЖДЭ
Рассказывает Александр Курлянд
Заместитель Генерального Директора ГК «ЖелДорЭкспедиция»
«Желдорэкспедиция» успешно внедряет новые системы коммуникаций, которые позволяют эффективно планировать и контролировать все процессы и операции, связанные с поставкой продукции от заказчика до конечного потребителя.
Для того чтобы стать полноценным участником цепи поставок, компаниям необходимо интегрировать ключевые бизнес-процессы, связанные с логистикой. Внедряя интегрированную информационную систему и систему управления товарными запасами, компании достигают ощутимых результатов.

Ниже представлены объекты и субъекты управления, а также информационные и материальные потоки, которые участвуют в данных операционных процедурах.
Описание технологий, внедренных в процесс отгрузки и разгрузки
Настоящая операционная процедура описывает последовательность действий и ее продукт на каждом этапе для выполнения комплексной задачи управления цепями поставок, которая включает в себя ряд более мелких:
— Размещения на РС упаковок товаров определенных номенклатурных позиций;
— Ответственное хранение товаров;
— Комплектование наборов по заданию заказчика (коробочная технология, т. е. минимальное количество товара одной номенклатуры — одна минимальная упаковка);
— Выдача наборов представителям заказчика;
— Оперативный контроль наличия товаров на региональных складах.
Приемка
Получение пре-алерта

Центральный склад Заказчика создает общий пре-алерт, в который входит состав всех заказов, которые должны быть приняты на РС.

SCM Control Tower подгружает данные каждого пре-алерта в WMS, производится автоматическая рассылка уведомлений по всем РС фигурирующим в пре-алерте, полученном от центрального склада Заказчика, также WMS автоматически высылает общий пре-алерт на e-mail Control Tower , включающий в себя данные из всех пре-алертов, полученных от Заказчика в течение дня.

Каждый РС получает только свою часть пре-алерта в уведомлении в формате Excel.
Приемка товара на РС ЖДЭ.

В каждой приемке сотрудник ЖДЭ путем визуального осмотра всех пришедших коробов определяет один наиболее дефектный (мятый) короб, вскрывает его и отправляет всю информацию о порче груза по почте Control Tower (для учета при выставлении счета) и Control Tower SCM.

При поступлении товаров на региональный РС компании проводится сверка всех принимаемых товаров по всем параметрам с данными из пре-алерта. Информация на этикетках и количество товаров должна соответствовать информации из пре-алерта.

В случае если товар полностью соответствует данным из пре-алерта, его следует разместить на складе в соответствии с заранее оговоренными требованиями SCM. В отчете по приемке данный товар должен получить статус «Приходован на склад»

В случае если часть товара имеет параметры не соответствующие данным из пре-алерта, этот объем товара должен быть помещен на карантин отдельно от остального товара. Все отклонения от данных пре-алерта должны быть указаны в отчете по приемке.
Отправка отчетов по приемке РС ЖДЭ.

До 15:00 осуществляется отправка отчетов по приемке РС в Control Tower.
Отчет имеет формат, установленный SCM, который включает заказ на отгрузку с центрального склада, город РС ЖДЭ, код товара, количество шт., серию, срок годности, статус и т. д.
Отправка отчета за день в компанию Заказчика.

После того, как все изменения утверждены и общий отчет по приемкам признан корректным, производится его загрузка в систему учета WMS. Система учета WMS обрабатывает данные отчета и автоматически генерирует «Общий отчет по приемкам за день», который в 17:00 отправляется по e-mail Заказчику.
Документооборот.

После получение груза на РС ЖДЭ, сотрудник компании подписывает накладную о приеме груза с необходимыми оговорками.
После окончания каждой приемки на РС сотрудник заполняет и подписывает два экземпляра документа МХ-1.
В конце месяца при передаче счета за хранение в SCM, каждый РС отсылает МХ-1 по всем приемкам за прошедший месяц в SCM. После подписания в SCM, один экземпляр МХ-1 возвращается Control Tower Вендора.

Разграничение заказов по РС ЖДЭ позволяет существенно сэкономить время на обработку данных РС, так как информация приходит адресно и структурировано.
Заказчик своевременно получает информацию о приемке грузов со всех РС, а также имеет возможность получать оперативную информацию в случае порчи груза.
Отгрузка
Получение пик-листа.

Заказчик создает пик-лист и высылает его на почту Control Tower SCM. Пик-листы могут поступать в течение дня. Пик лист содержит заказ, плановую дату отгрузки, город, конечного получателя, артикул, серию и количество штук, а также срок годности и e-mail.
К заполнению пик листа предъявляются такие требования, как соблюдение соответствия заполняемых столбцов, невозможность содержания ссылок и связей на другие источники данных.

Пик-лист для Control Tower SCM может содержать несколько заказов для разных городов, однако в РС ЖДЭ поступает конкретно персональная часть общегопик-листа.
Подгрузка пик-листа в систему WMS.

Control tower SCM подгружает пик-листы, полученные в течении дня, в систему WMS.
При этом осуществляется рассылка автоматических уведомлений для Control Tower SCM и ЖДЭ, а также для e-mail сотрудника РС, прикрепленный к городу, фигурирующему в пик-листе.

В 14:30 осуществляется автоматическая отправка общего пик-листа с информацией обо всех плановых заказах за день на электронный адрес Control Tower.
Подбор заказа в РС ЖДЭ.

На основании сведений в пик-листе, РС комплектует необходимый заказ. После подбора и формирования заказа на отгрузку, представитель компании в регионе должен созвониться с конечным получателем (телефон указан в пик листе) и сообщить о готовности заказа к отгрузке и согласовать время получения заказа.
Отправка общего отчета по отгрузке на региональных РС ЖДЭ.

В 15:30 все РС высылают на электронный адрес Control Tower отчет по всем плановым заказам и их статусам на день отправки отчета.

Статусы заказов жестко утверждены: Отгружен, Перенесен по согласованию с получателем, Получатель не явился и План на сегодня.
К заполнению отчета предъявляются такие требования, как соблюдение соответствия заполняемых столбцов, невозможность содержания ссылок и связей на другие источники данных.
Отправка общего отчета по отгрузке в компанию Заказчика.

Control Tower консолидирует отчеты по плановой приемке региональных РС и в 16:00 высылает консолидированный отчет по плановым приемкам на всех региональных РС на электронный адрес SCM Control Tower.
SCM Control Tower подгружает общий отчет по плановой отгрузке региональных РС в систему WMS.

В 17:00 осуществляется автоматическая отправка уведомления (Отчет по плановой отгрузкам РС ) сотрудникам компании Заказчика.
Документооборот.

Во время каждой отгрузки РС подготавливает и заполняет документы на передачу груза.
После окончания каждой отгрузки на региональных РС ЖДЭ сотрудник Вендора заполняет и подписывает два экземпляра документа МХ-3.
В конце месяца при передаче счета за хранение в SCM, каждый РС отсылает МХ-3 по всем приемкам за прошедший месяц в SCM. После подписания в SCM, один экземпляр МХ-3 возвращается Control Tower .

Информация о плановых отгрузках с РС ЖДЭ поступает в онлайн режиме в течение всего дня с персональной информацией для каждого РС. Отчеты каждого РС высылаются в утвержденной форме по заказам и их статусам. Стандартизация положительно влияет на эффективность работы РС, а также позволяет работать с большими массивами данных.
Условия хранения
Поддержание чистоты и порядка на складской территории и в местах хранения

На складе поддерживается надлежащий уровень чистоты помещения во избежание порчи товара, а также для создания приемлемых условий труда для работников.
Контроль температурного режима

Ежедневно, в согласованное время, уполномоченный сотрудник осуществляет замер температуры на складе, занося показания в специальный файл.

Сотрудник Control Tower высылает консолидированный отчет по всем городам обслуживания два раза в месяц: 15 и 30 (31) числа каждого месяца, а также по запросу SCM в случае получения SCM от Заказчика замечаний по выданному грузу, которые могли быть вызваны несоблюдением температурного режима.
Организация режима дератизации

SCM поручает проведение работ по фумигации (дезинфекции, дезинсекции, дератизации) на складах Подрядчику при их необходимости.

Подрядчик постоянно ведет наблюдение за помещениями в профилактических целях и проводит работы по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал.
Представленные технологии в приемке и отгрузке позволяют значительно повысить уровень логистического сервиса, так как дают возможность регулировать контроль качества и управлять браком, формировать и отправлять стандартизированные запросы по приемке, отгрузке, получать отчеты о выполненных операциях ежедневно.
Интеграция SCM и ЖДЭ Control Tower с WMS системой выводит на новый уровень взаимоотношения с участниками цепи поставок.
Все это позволяет нашей компании предоставлять комплекс услуг — от банальной доставки, адресного хранения до управления заказами и отслеживания движения товаров по всей распределительной сети компании.
О ГК «ЖелДорЭкспедиция»

Группа компаний «ЖелДорЭкспедиция» — региональная сеть компании представлена в 137 городах Российской Федерации, Республике Казахстан, Китае и ЕС. Все филиалы обладают современной инфраструктурой и имеют транспортную доступность.

«ЖелДорЭкспедицией» является владельцем крупнейшего частного подвижного парка, в составе которого 600 железнодорожных и 1400 автомобильных транспортных средств, а также располагает рядом современных опорных объектов транспортной инфраструктуры, позволяющих оказывать услуги высокого качества.

Благодаря действующей сети магистральных автомобильных маршрутов и регулярному формированию собственного почтово-багажного состава Москва - Владивосток, клиенты компании имеют возможность заказать доставку грузов в более чем 4000 населенных пунктов РФ.
Прочитайте еще